効率化！社内のボトムアップ！社内Wikiが必要な理由

IT系 / Wordpress（社内Wiki）

Last Updated on 2022年3月10日 by manager


前回は社内WikiにはWordpressが適している理由を記載しました。
↓↓↓
社内WikiにはWordPressがオススメ

 

今回はなぜ社内Wikiが必要かを記載致します。
この記事を見つけていただいた方は社内Wikiについて調べているので、
おそらく社内Wikiに対して近い考えだと思いますので、
導入に向けて後押しできれば嬉しいです。

 

作成者と利用者の目線、考え方は違う

管理者はファイルやドキュメントが綺麗に整理できていると思っていても、
ユーザーが同じ考え方で答えにたどり着けるかはわかりません。

例えば、ある社内規定を探そうと総務のフォルダを探していたが見つからず
結局は人事のフォルダにあったり、
コミュニケーションツールにあると思っていたら、ファイルサーバーにあったり、
ユーザーは探り探りしないといけません。

ユーザーが探せなければ、それは使いにくいファイル管理だと思います。
つまりユーザーライクで検索できるようにしないといけません。

理想はGoogle検索すれば答えがでてくるです。
社内Wikiはユーザーで自己完結ができ、管理者は問い合わせを減らすことができます。
ユーザーからの問い合わせを減らすことが目的なので、ユーザーが使いやすいシステムにすることが目的達成に不可欠です。
ユーザーが検索したワードを分析することが重要です。

 

 

本社外からすれば様々な部署があっても「本社」というカテゴリーで見ている

本社外の者からすればこれは総務、人事、経理、情シスと言われても覚えられず
本社は本社というカテゴリーでしか覚えています。
つまりユーザーのためを思うと、部署のカテゴリ分けは不要で
部署の垣根を超えてWikiを作成するべきです。

 

 

ユーザーの対応時間が短縮できる

ユーザーがヘルプデスクに問い合わせるのはイレギュラーな業務です。
本業に集中するためにも自己完結できる環境にするのが重要です。
・ユーザーが悩まなくて良い
・問い合わせ数が削減できる
・ユーザーの好きな時間で解決ができる
・課題解決の道筋を提示できる

 

 

問い合わせると返答までに時間を要する

メール、電話などの問い合わせはどうしても下記理由で返答まで時間を要します。
・メールだと返信まで時間がかかる
・電話でもすぐ回答できないものは待ち時間が発生する

この２つの時間は本当に無駄な時間です。この時間を他に使用するべきです。
また時間がかかることによってきた返答がきたなどの進捗を確認、催促する無駄なタスクが増えます。

 

 

ヘルプデスク対応の時間が無駄である

ヘルプデスク対応は利益を生みません。
問い合わせ対応の時間を他の利益を生む仕事に従事させるべきです。
対応件数は少しでも1件の対応に時間がかかってしまいます。
また電話などだと業務を中断させられるので、業務が非効率になります。
本社は利益の元となる仕組みを作る場所です。
可能な限り、問い合わせ（日常業務）を減らして仕組みを作る環境を作るべきです。

 

 

電話代の無駄である

電話の対応だと意外と時間を要してしまいます。
かけ放題プランなどもありますが、
意外と一回の電話で数百円かかったりもします。

 

 

メールのやり取りが無駄である

メールで質問すれば無駄なやり取りが多数発生します。
メール作成は話すよりも時間がかかるので、思っている以上に時間がかかります。
またCCに入っている人はこのメールのやり取りを受信しないといけません。
見るだけなので僅かですが積み重なればそれなりの時間になります。
また最後にありがとうございましただけなどのメールは受信者も多数いるので、
本当にみなさんの時間を奪うことになります。
もちろんお礼は大切ですが..

 

社内Wikiを作る理由を記載しましたが、
問い合わせの中に重要なヒントがあることも事実です。
問い合わせ全てが無駄ではなくヒントを掴みやすくするためにも
問い合わせを減らすことに専念するべきだと思います。